Mục đích của toàn bộ phương pháp quản lý luồng công việc này là không được để đầu óc bạn quá sao nhãng, mà phải hướng tới các hoạt động hiệu quả và tao nhã hơn. Tuy nhiên, để có được sự tự do đó, trí óc bạn phải tham gia vào một hệ thống nhất quán với tất cả các cam kết và hoạt động của bạn. Bạn phải đảm bảo đang tiến hành những công việc cần làm và không thực hiện những việc không phải làm. Xem xét lại hệ thống của bạn thường xuyên, giữ nguyên hiện trạng và chức năng của nó là điều kiện tiên quyết cho cách thức kiểm soát này.
Ví dụ, nếu bạn có một danh sách các cuộc điện thoại cần gọi, nếu danh sách đó không hoàn toàn đúng với tất cả các cuộc điện thoại bạn cần thực hiện, não bạn sẽ không tin tưởng hệ thống và sẽ không cảm thấy thoải mái với các nhiệm vụ. Bạn phải nhớ lại công việc, xử lý và nhắc nhở mà bây giờ đáng ra bạn phải biết rồi, nó không làm việc một cách hiệu quả.
Tất cả những điều này có nghĩa là hệ thống của bạn không thể tĩnh lặng. Nó phải thường xuyên được cập nhật để hỗ trợ cho các lựa chọn công việc phù hợp. Và nó cần phải châm ngòi cho sự nhất quán và giá trị phù hợp với cuộc sống và công việc của bạn ở một mức độ nào đó.
Có hai vấn đề chính cần được xử lý:
• Bạn xem xét cái gì trong tất cả những thứ này và khi nào?
• Bạn cần xem xét cái gì và bao lâu một lần để đảm bảo toàn bộ hệ thống làm việc nhất quán, giúp bạn tự do suy nghĩ và quản lý ở mức độ cao hơn?
Một tiến trình đánh giá lại thật sự sẽ đưa đến một cách tư duy mới, chủ động và ở tầm cao hơn trong các lĩnh vực chủ yếu của cuộc sống cá nhân và công việc. Các suy nghĩ đó xuất phát từ sự tập trung có trọng điểm và sự động não, được châm ngòi và kích động bằng cách xem xét lại thường xuyên, nhất quán bảng kê các công việc và dự án của bạn.
Xem xét cái gì, khi nào
Hệ thống cá nhân và các hành vi của bạn cần được thiết lập theo cách mà bạn có thể thấy được tất cả các phương án hành động mà mình cần khi bạn cần phải thấy chúng. Đây là một vấn đề rất bình thường nhưng chỉ có một số ít người thật sự có các tiến trình và tổ chức ở mức độ có thể thực hiện chức năng như chúng cần phải thế.
Khi bạn có thể tiếp cận một chiếc điện thoại và sử dụng nó theo ý muốn, ít nhất bạn nên liếc qua danh sách các cuộc điện thoại bạn phải gọi và sau đó, hoặc bạn chú ý đến cuộc gọi cần thiết nhất để giải quyết hoặc không để ý đến bất cứ cuộc gọi nào trong số đó. Khi chuẩn bị thảo luận với sếp hoặc đối tác, bạn hãy dành ra một phút xem lại chương trình làm việc để sử dụng hiệu quả thời gian thảo luận. Khi cần phải đi lấy một món đồ ở tiệm giặt là, bạn hãy nhanh chóng xem lại tất cả những việc vặt có thể phải làm trên đường đi.
Mọi người thường hỏi tôi: “Ông dành bao nhiêu thời gian để xem xét hệ thống của mình?”. Câu trả lời của tôi rất đơn giản: “Trong chừng mực mà tôi cần để luôn cảm thấy thoải mái với những điều tôi đang làm”. Trên thực tế, nó là sự tích lũy của hai giây ở chỗ này, ba giây ở chỗ kia. Điều mà hầu hết mọi người không nhận ra là một phần danh sách chính là văn phòng của tôi. Cũng giống như việc bạn có thể có hòm thư gửi riêng hay những mẩu giấy ghi điện thoại tại nơi làm việc, danh sách “Các công việc tiếp theo” của tôi cũng vậy. Giả sử bạn vừa mới thu thập, xử lý, tổ chức các dữ liệu thô, bạn sẽ chỉ cần dành một chút thời gian ở chỗ này và chỗ kia để truy cập hệ thống cho các phương tiện nhắc việc hàng ngày.
Xem xét lịch của bạn trước
Việc xem xét lại thường xuyên nhất có lẽ là cuốn lịch của bạn và tệp hồ sơ đã duyệt hàng ngày nếu bạn duy trì một cái để xem “khung thiết kế” và quyết định phải làm cái gì. Bạn phải biết thước đo thời gian và không gian trước. Ví dụ, việc bạn biết được có các cuộc họp liên tục ở các địa điểm khác nhau từ 8 giờ sáng đến 6 giờ chiều và chỉ có nửa tiếng ăn trưa sẽ giúp bạn đưa ra những quyết định cần thiết.
… Tiếp theo là danh sách các công việc
Sau khi bạn đã xem xét tất cả những cam kết có thời gian cụ thể và xử lý bất cứ thứ gì bạn muốn, phạm vi bạn cần thường xuyên xem xét tiếp theo là danh sách tất cả các công việc có thể thực hiện trong hoàn cảnh hiện tại. Ví dụ, nếu bạn ở văn phòng, bạn sẽ xem xét danh sách các cuộc điện thoại, các công việc với máy tính và các công việc văn phòng khác. Điều này không có nghĩa là bạn thật sự sẽ làm điều gì trong các danh sách của mình. Bạn sẽ chỉ đánh giá chúng so với luồng công việc khác đang đến với mình để đảm bảo đưa ra quyết định tốt nhất về hành động tiếp theo. Bạn phải luôn tự tin rằng mình không bỏ qua bất cứ thứ gì quan trọng.
Nói thẳng thắn, nếu cuốn lịch của bạn đáng tin cậy và danh sách hành động của bạn có tính hiện thời, chúng sẽ là những thứ duy nhất trong hệ thống bạn sẽ cần tham khảo nhiều hơn hai ngày. Tôi đã từng không phải xem xét bất kỳ danh sách nào của tôi trong nhiều ngày, trên thực tế, bởi vì nó rõ ràng từ trước − cuốn lịch của tôi − cho thấy điều gì tôi không thể làm.
Xem xét lại đúng lúc và đúng bối cảnh
Bạn có thể cần truy cập bất kỳ một danh sách của bạn vào bất kỳ thời điểm nào. Khi bạn và người bạn đời đang cố gắng giảm sức ép vào cuối ngày, bạn muốn chắc chắn sẽ quan tâm đến “công việc” với mái ấm mà cả hai đang cùng quản lý, bạn sẽ muốn cùng với cô ấy/anh ấy xem xét lại chương trình làm việc đang bị tích tụ lại. Mặt khác, nếu sếp của bạn ghé qua và nói chuyện trực tiếp với bạn về những vấn đề thực tế và ưu tiên hiện thời, sẽ rất tuyệt vời nếu bạn có danh sách “Các dự án” được cập nhật và danh sách “Chương trình làm việc” cho người bạn đời ngay lập tức.
Để thu được kiến thức hữu ích, chúng ta phải học bằng cách nhìn cả rừng và cây. Chúng ta phải học kết nối.
-- Peter F. Drucher
Cập nhật hệ thống
Bí quyết thật sự để đảm bảo sự tin cậy của toàn bộ hệ thống tổ chức nằm trong việc thường xuyên làm mới lại tinh thần và hệ thống của bạn ở khía cạnh cao hơn. Điều đó có thể thực hiện được, nhưng nếu danh sách của bạn ở mức quá thấp so với thực tế, bạn không nên lãng phí thời gian với nó. Nếu hệ thống của bạn lạc hậu, đầu óc của bạn sẽ bị buộc phải tham gia lại vào mức độ nhớ thấp hơn.
Đây có lẽ là thách thức lớn nhất. Một khi bạn đã biết thế nào là có một đầu óc tỉnh táo và kiểm soát được mọi thứ đang diễn ra, bạn có thể thực hiện những điều cần thiết để duy trì điều đó như là một tiêu chuẩn hoạt động không? Tôi đã nghiên cứu và hướng dẫn phương pháp này cho nhiều người trong nhiều năm và thấy rằng, chìa khóa vạn năng để xác nhận tiến trình là việc tổng kết hàng tuần.
Sức mạnh của việc tổng kết hàng tuần
Cũng giống như tôi và hầu hết những người khác, bạn khó có thể theo kịp tốc độ phát triển của thế giới. Nhiều người dường như làm rối tung mọi việc hơn là có khả năng giải quyết mọi vấn đề. Chúng ta tham dự hết buổi họp này sang buổi họp khác, tham gia các sự kiện sau-giờ-làm-việc mà làm nảy sinh những ý tưởng và cam kết chúng ta cần thực hiện, và lôi kéo bản thân vào các cam kết và dự án có tiềm năng tạo ra sự thông minh, sáng tạo trong những quỹ đạo có trật tự.
Cơn lốc của các hành động chính xác là thứ làm cho việc tổng kết lại hàng tuần rất có giá trị. Nó tạo ra thời gian nắm bắt, đánh giá lại và xử lý lại, giúp bạn thăng bằng. Đơn giản là không có cách nào thực hiện việc tổng hợp lại cần thiết này trong khi bạn đang cố gắng hoàn thành công việc hàng ngày.
Việc tổng kết hàng tuần sẽ giúp bạn tập trung trực giác vào những dự án quan trọng, sắc bén hơn trong khi giải quyết luồng thông tin đầu vào ồ ạt và những công việc dễ sao nhãng vào cuối tuần. Bạn cũng phải học dần cách nói “không” − nhanh hơn và với nhiều thứ hơn − để thoát khỏi tình trạng trên và cảm thấy thoải mái. Dành thời gian chỉ dành riêng cho việc nâng suy nghĩ về dự án lên một tầm cao mới cũng đồng nghĩa với việc làm cho nó trở nên dễ dàng hơn.
Tổng kết hàng tuần là gì?
Rất đơn giản, tổng kết hàng tuần là bất cứ điều gì bạn cần làm để đầu óc thảnh thơi trở lại. Nó trải qua năm bước quản lý luồng công việc – thu thập, xử lý, tổ chức, tổng kết toàn bộ công việc liên quan còn tồn đọng… − cho đến khi bạn có thể trung thực nói: “Tôi thật sự biết rõ, bây giờ mọi việc tôi chưa làm sẽ có thể được hoàn thành nếu tôi quyết định thực hiện”.
Từ quan điểm thực chất và thực tế của vấn đề, dưới đây là bài luyện tập giúp bạn có thể đạt được điều đó:
Các tờ giấy rời. Hãy lấy ra tất cả các mẩu giấy, danh thiếp, hóa đơn và những thứ tương tự đang nằm ở đâu đó trong ngăn kéo bàn làm việc, trong túi quần áo và các vật dụng. Hãy để chúng vào giỏ đựng thông tin đầu vào để xử lý.
Xử lý những ghi chú. Xem xét lại bất cứ danh mục bài báo, ghi chú cuộc họp hay các mẩu giấy đủ loại trong cuốn sổ tay của bạn. Lập danh sách những hạng mục công việc, dự án, danh sách công việc đang chờ đợi, sự kiện trên lịch và những việc “Một ngày nào đó/Có thể” cho phù hợp. Lập hồ sơ cho bất kỳ ghi chú tham khảo hay tài liệu tham khảo nào. Sắp xếp tài liệu “Đọc/Xem xét lại”. Hãy nghiêm khắc với bản thân, xử lý tất cả các ghi chú và suy nghĩ liên quan đến sự tương tác, các dự án, các sáng kiến và những thông tin đầu vào mà bạn gặp kể từ lần xử lý trước và bỏ đi những gì không cần thiết.
“Quan điểm” là ví dụ hoàn hảo về giải pháp của con người trước những thông tin quá tải, một tiến trình trực giác làm giảm tải tới mức liên quan cần thiết và ở mức thấp nhất có thể quản lý được... Trong một thế giới có quá nhiều thứ được thổi phồng, quan điểm sẽ trở thành nguồn lực khan hiếm nhất.
--Paul Saffo
Dữ liệu trên lịch từ trước. Xem xét lại chi tiết dữ liệu đã có trên lịch về các hành động chưa được thực hiện, thông tin tham khảo,… và chuyển chúng vào hệ thống hoạt động. Hãy sẵn sàng truy xuất cuốn lịch tuần trước của mình mà không bỏ qua bất kỳ một mục nào.
Lịch sắp tới. Hãy xem xét những sự kiện tương lai (trước mắt và lâu dài). Nắm bắt những công việc liên quan sắp xếp, chuẩn bị cho các sự kiện sắp tới.
Làm cho đầu óc thảnh thơi. Viết ra (vào nhóm phù hợp) bất kỳ dự án mới, hạng mục hành động, danh sách “Chờ đợi”, danh sách “Một ngày nào đó/Có thể” và những thứ tương tự mà bạn chưa nắm bắt được.
Xem xét danh sách “Các dự án” (và các kết quả lớn hơn). Đánh giá thực trạng, mục tiêu và kết quả của từng dự án, đảm bảo ít nhất một hành động hiện tại nào cũng nằm trong hệ thống của bạn.
Đánh giá lại danh sách “Các công việc tiếp theo”. Đánh dấu những hành động đã hoàn thành. Xem xét lại các phương tiện nhắc việc để có những bước hành động tiếp theo.
Xem xét lại danh sách “Chờ đợi”. Ghi lại những hành động phù hợp cho bất cứ một hành động theo sau nào. Đánh dấu lại những mục đã nhận được.
Xem xét lại các danh sách kiểm tra liên quan. Có thứ gì bạn chưa làm mà cần phải làm không?
Xem xét lại danh sách “Một ngày nào đó/Có thể”. Kiểm tra những dự án có thể hoạt động và chuyển chúng vào danh sách “Các dự án”. Xóa đi những hạng mục bạn không cần nữa.
Xem xét lại những hồ sơ hỗ trợ dự án và “treo”. Mở tất cả các tài liệu hỗ trợ dự án đang sử dụng để khởi sự cho các hành động mới khác, các hành động đã hoàn thành và các hành động phải chờ đợi.
Hãy sáng tạo và can đảm. Có những ý tưởng nào mới, hay, mạo hiểm, khiến bạn phải suy nghĩ, liều lĩnh mà bạn có thể cho vào hệ thống không?
Tiến trình tổng kết này là một việc bình thường, nhưng ít người thực hiện tốt, điều đó có nghĩa là chúng ta nên giữ cho đầu óc thảnh thơi và ở trong trạng thái thư giãn có kiểm soát.
Thời điểm và địa điểm thích hợp cho việc tổng kết
Việc tổng kết hàng tuần quan trọng đến mức khiến bạn phải có trách nhiệm thiết lập những thói quen, môi trường và công cụ tốt để hỗ trợ cho nó. Một khi khu vực thoải mái của bạn được thiết lập cho một kiểu kiểm soát thư thái như Hoàn thành mọi việc - Không hề khó đã trình bày, bạn sẽ không phải lo lắng quá nhiều về việc tiến hành tổng kết cho bản thân − tức là bạn sẽ phải quay lại với các tiêu chuẩn cá nhân của mình một lần nữa.
Cho đến khi đó, hãy làm bất cứ cái gì cần làm, một tuần một lần, để đánh lừa bản thân bạn ra khỏi công việc hàng ngày khoảng hai giờ − không phải là để khoanh vùng, mà là để nâng cao ít nhất “10.000 thước” và bắt kịp nó.
Nếu bạn có văn phòng hoặc nơi làm việc tách biệt với những người khác và các tác động hàng ngày ở góc độ nào đó, và nếu bạn có một tuần làm việc bình thường từ thứ hai đến thứ sáu, tôi khuyên bạn nên dành hai tiếng mỗi đầu giờ chiều thứ sáu để tổng kết. Có ba lý do chứng minh khoảng thời gian này là lý tưởng:
• Những sự kiện trong tuần vẫn còn mới mẻ để bạn có khả năng tiến hành tổng kết (“Ồ, đúng rồi, mình phải đảm bảo rằng mình sẽ nói chuyện với cô ấy về...”).
• Khi bạn phát hiện ra các công việc yêu cầu phải liên hệ với người khác ở cơ quan, bạn vẫn có thời gian để thực hiện điều đó trước khi họ dời văn phòng và nghỉ cuối tuần.
• Thật tuyệt vời nếu bạn dọn sạch những gì còn tồn đọng trong các ngăn kéo. Bạn sẽ sẵn sàng hưởng thụ kỳ nghỉ cuối tuần mà đầu óc không vướng bận.
Tuy nhiên, bạn có thể không có kỳ nghỉ cuối tuần bình thường, ví dụ như tôi, có rất nhiều việc phải làm vào thứ bảy và chủ nhật. Nhưng tôi lại có khoảng thời gian nghỉ ngơi xa xỉ là những chuyến bay dài – một cơ hội tuyệt vời giúp tôi lấy lại sức. Một người vừa là khách hàng vừa là bạn tốt của tôi, là giám đốc điều hành một công ty hàng không lớn nhất thế giới, có kiểu nghỉ ngơi riêng tối thứ bảy tại nhà, cũng là văn phòng của ông, đồng thời xử lý hàng trăm những ghi chú trong cả tuần họp hành liên miên.
Cho dù lối sống của bạn như thế nào, bạn cũng cần có một cách tổng kết chung hàng tuần. Bạn có thể sử dụng những cách như trên (hoặc tương tự). Nếu là như vậy, hãy sử dụng đòn bẩy thói quen bằng cách đưa thêm vào một tiến trình xử lý xem xét đánh giá ở tầm cao hơn.
Những người cảm thấy không có thời gian cho việc đánh giá tổng kết nhất là những người luôn có các công việc cấp bách và không hề có một khoảng không gian hay thời gian nào ở nhà để sắp xếp lại công việc. Những người bị căng thẳng nhất mà tôi từng gặp là những người thường phải phản ứng nhanh với công việc (ví dụ: những người kinh doanh cổ phiếu cấp cao và các trưởng phòng nhân sự) và rồi họ trở về nhà với hai đứa con nhỏ và người bạn đời cũng phải làm việc.
Nếu bạn thấy mình trong bức tranh trên, thách thức lớn nhất với bạn là xây dựng một tiến trình tổng kết nhất quán khi mà thế giới của bạn không ở ngay trước mặt. Bạn phải chấp nhận, hoặc cần phải ở lại làm thêm giờ vào tối thứ sáu hoặc là thiết lập một không gian và thời gian thư giãn ở nhà nhưng vẫn có thể làm việc.
Thời gian xem xét đánh giá tổng kết hoạt động của các nhà quản lý. Tôi đã đào tạo rất nhiều nhà quản lý và đề nghị họ phải dành ra hai tiếng vào mỗi đầu giờ chiều ngày thứ sáu. Với họ, vấn đề lớn nhất là làm thế nào để cân bằng suy nghĩ với việc thu xếp thời gian cho những yêu cầu cấp thiết của các nhiệm vụ quan trọng. Đây là một yêu cầu khó. Tuy nhiên, những người có kinh nghiệm và hiểu biết nhất hiểu được giá trị của việc hy sinh các việc tưởng như cấp bách cho các việc thật sự quan trọng và họ tự tạo ra những khoảng thời gian riêng biệt cho một phiên bản của tiến trình này.
Thậm chí ngay cả khi các nhà quản lý kết hợp được thời gian suy nghĩ nhất quán cho công việc, thì họ cũng thường phải dành một thời gian ngắn đánh giá lại những việc hàng ngày và bắt kịp với tiến trình ở mức tối đa. Giữa việc phải dự hết cuộc họp này đến cuộc họp khác và đi dạo thảnh thơi quanh nhà ngắm cảnh hoàng hôn, chắc chắn có một mức độ phản hồi và tập hợp lại được nâng cao lên một chút để đáp ứng sự kiểm soát và tập trung hoạt động. Nếu bạn nghĩ rằng đã có tất cả những nút thòng lọng để mở được nhận diện, được làm sáng rõ, được đánh giá và có thể hành động, thì có thể là bạn đang lừa dối bản thân.
Xem xét lại “bức tranh toàn cảnh”
Đúng vậy. Tại một thời điểm nào đó bạn sẽ phải làm rõ những mục đích lớn hơn, các mục tiêu, tầm nhìn và nguyên tắc lâu dài sẽ dẫn dắt và kiểm tra những quyết định của bạn.
Những mục đích và mục tiêu cơ bản trong công việc của bạn là gì? Bạn phải đạt tới vị trí nào trong năm nay và ba năm tới? Sự nghiệp của bạn sẽ đi đến đâu? Liệu đây có phải là lối sống cho bạn? Bạn có đang làm những việc bạn thật sự muốn và cần phải làm từ một khía cạnh sâu sắc hơn và lâu dài hơn không?
Suy nghĩ là vấn đề cốt lõi và khó thực hiện nhất trong công việc và cuộc sống. Các nhà xây dựng quyền lực phải suy nghĩ hàng giờ trong khi những người khác vui thú tiệc tùng. Nếu bạn không nhận thức được là cần nỗ lực tìm ra một cách suy nghĩ tổng hợp đồng thời tự hướng dẫn mình… thì bạn rất dễ rơi vào trạng thái lười biếng và không còn kiểm soát được cuộc sống riêng tư.
Trọng tâm của cuốn sách này không phải là những việc ở tầm trung bình. Tuy nhiên, việc thúc đẩy bạn làm việc từ một viễn cảnh cao hơn là các mục đích ngầm − hỗ trợ bạn làm cho cuộc sống có ý nghĩa hơn, đầy đủ hơn và thống nhất với cuộc chơi lớn hơn mà bạn tham gia. Khi bạn tăng tốc, bạn có thể xử lý những việc “phát sinh giữa chừng” và những việc ở tầm vi mô, và đảm bảo sẽ xem xét các công việc ở các mức độ khác, hiện tại và sau này, để đảm bảo duy trì một tâm trí thật sự thảnh thơi.
Chỉ mình bạn biết phải thay đổi bản thân bao lâu một lần. Nguyên tắc mà tôi phải khẳng định là:
Bạn cần phải đánh giá cuộc sống và công việc ở tầm phù hợp, đưa ra các quyết định phù hợp tại những quãng thời gian phù hợp để thật sự giải quyết hết mọi công việc.
Cái gì mang lại cho chúng ta đỉnh cao và thách thức lớn nhất trong phương pháp bao gồm các quá trình thu thập, xử lý, tổ chức và tổng kết này: Bây giờ là 9 giờ 22 phút sáng thứ tư − bạn làm gì?